www.komus.ru www.komus.ru
Ваш регион -
Москва?
Да Нет, другой
Наличие товара, цены и условия доставки
зависят от выбранного региона.
Москва
Регионы обслуживания партнеров «Комус»
Каталог

Полезные рекомендации для перехода на модель удаленной работы

Для построения качественной и эффективной работы удаленно необходимо определить некоторые правила взаимодействия с командой и обеспечить технические возможности, которые не только помогут облегчить задачи, но и станут главным подспорьем для бесперебойного функционирования всех подразделений и решения оперативных вопросов в любое время.

Некоторые компании перешли в удаленный режим уже несколько недель назад. Для остальных сегодняшний день стал первым, возможно, сложным и непривычным. Тем не менее есть масса процессов, которые не должны останавливаться или работать в усиленном режиме.

Итак, мелочей в таких вопросах не бывает, поэтому стоит сразу же позаботиться обо всем:

  • Обсудите с каждым сотрудником персонально его задачи, при необходимости дополните на период удаленной работы;
  • Укажите свой мобильный телефон в подписи письма в Outlook. Это необходимо для оперативной коммуникации с вами сотрудников других подразделений;
  • Обеспечьте перенос и хранение необходимых документов с общим доступом на облачные хранилища, предоставьте доступ нужному числу сотрудников к данному ресурсу (Google-диск, Яндекс-диск, OneDrive, DropBox). Учитывайте уровень конфиденциальности документов;
  • Создайте чат в мессенджере (WhatsApp, Viber, Telegram и т.д.) для своей команды.

Настройка взаимодействия с командой

  • Согласуйте единое время начала и завершения рабочего дня в соответствие с офисным расписанием, продолжительность и время перерывов. Учитывайте индивидуальные потребности сотрудников в условиях работы из дома, где могут присутствовать дети, пожилые родственники и животные, требующие внимания;
  • Поскольку обед может быть в разное время, договоритесь о способах информирования сотрудниками о своих перерывах;
  • Выберите удобную для вас онлайн площадку для ежедневной видео и конференц-связи (Skype, Zoom, Discord, Webex, WhatsApp) с целью проведения совещаний;
  • Договоритесь о времени регулярных ежедневных планерок своего подразделения в видео-формате с целью поддержания единого информационного поля и настроя команды в условиях удаленной работы (например: утренние стендапы, общий конференц-колл в 9:00 для настройки команды на рабочий день);
  • Заранее назначьте ответственного за ведение и рассылку всей команде протокола онлайн встреч и совещаний;
  • Договоритесь о способах связи в экстренных случаях (например, мобильный телефон);
  • Установите время реагирования на электронные письма и сообщения в чатах (ожидается, что ответы по электронной почте будут даваться в течение 60 минут (до завершения рабочего дня), даже если речь идет лишь о подтверждении получения; ответы на сообщения в чатах – в течение 10 минут или при первой возможности);
  • Обеспечьте общее информационное поле о ходе выполнения задач каждым сотрудником. Для этого используйте одну из систем управления задачами в режиме онлайн (Trello, Jira, Google-календарь и т.д.);
  • Видеосвязь необходима для большего вовлечения всех участников команды в рабочий процесс. Обеспечьте условия для ее использования (предварительно выберите онлайн площадку или приложение для видеосвязи, протестируйте заранее вместе с командой);
  • Определите инструменты для аудиосвязи: ноутбук или телефон;
  • Введите правило отключения микрофона, когда участник не говорит в процессе группового аудио или видеозвонка;
  • При необходимости используйте функцию предоставления доступа к экрану своего компьютера (ноутбука);
  • Используйте чат и (или) мессенджеры в ходе совещаний для удобства;
  • По всем срочным вопросам лучшее средство связи - телефонные звонки или текстовые сообщения;
  • Определите правила своевременного сохранения обновленных версий документов на ресурсах с совместным доступом с целью поддержания документов в актуальном состоянии;
  • Обеспечьте в кратчайшие сроки развитие у сотрудников навыков работы с цифровыми технологиями при необходимости;
  • Каждый сотрудник должен обеспечить себе рабочее место в домашних условиях на период удаленной работы (наличие компьютера или ноутбука, интернета). Члены семьи должны понимать, что на данном этапе времени оно предназначено для работы;
  • Договоритесь о правилах обращения за поддержкой к руководителю и/или коллегам с целью обеспечения достижения результатов бизнеса (например: в каких случаях, к кому, какие каналы связи использовать);
  • Несмотря на работу из дома, попросите сотрудников придерживаться стиля одежды, соответствующего выполняемым задачам.

Соблюдение стандартов командной работы

  • Придерживайтесь согласованных рабочих часов и перерывов;
  • Об изменениях принятого режима присутствия (в неординарных случаях) сообщать как можно скорее;
  • Придерживайтесь согласованных в команде регламентов в отношении скорости реагирования в ответ на электронное сообщение и сообщения в чатах;
  • Договоритесь с сотрудниками в отношении того, что значит “срочно”;
  • Договоритесь о механизмах обратной связи по выполненным задачам за период, определенный вами для своих сотрудников (например: еженедельная видеоконференция для получения обратной связи по прошедшей неделе и обсуждения плана на следующую);
  • Производите рассылку материалов к обсуждению и повестки дня не позже, чем за 30 мин до начала совещания;
  • Четкое определение ожиданий: при удаленной работе не допускайте различного толкования инструкций; договоритесь, что считать результатом работы (документ, проект, расчет), о сроках готовности и предоставления результатов, ответственных;
  • Четко устанавливайте и соблюдайте сроки выполнения работ (заблаговременно обсуждайте с командой необходимые изменения);
  • Настройте своих сотрудников на необходимость сообщать больше информации, чем обычно о проделанной работе, проектах и документах в процессе разработки.

Если вышеупомянутых ресурсов окажется недостаточно, присмотритесь к этой подборке:

  1. Slack:Позволяет избежать в проектах нагромождения e-mail и документации, которыми вынуждены пользоваться сотрудники на разных платформах. Интегрируется с соц.сетями.
  2. Evernote: Популярное и надежное приложение, имитирующее виртуальный офис.
  3. Hackpad:Совместные документы, которыми можно пользоваться в режиме реального времени.
  4. Draft:Приложение для совместного написания, редактирования и изучения документов.
  5. Asana:Способствует сотрудничеству и повышению производительности с помощью инструментов для организации задач, распределение обязанностей и поддержания целей.
  6. GoToMeeting:Простое подключение к видеоконференциям.
  7. Slack:Мессенджер для рабочей переписки. Для каждой темы можно создать свой канал и подключить уведомления о создании документа в Google Диск, новой задаче в Trello.
  8. Rescuetime: сервис для учёта времени. Программа позволяет следить за активностью сотрудников с помощью статистики. Отчеты показывают сколько времени вы потратили на ту или иную задачу - время активности в программах/сайтах, а также время простоя.
  9. Box:Отличный файлообменник.
  10. Microsoft To Do позволяет: Не отвлекаться на пустяки и сосредоточиться на предложенных задачах в персональном планировщике "Мой день".